Bei privater Nutzung des Firmenfahrzeuges muss der geldwerte Vorteil aus der Nutzungsüberlassung der Lohnsteuer unterworfen werden. Der geldwerte Vorteil kann entweder nach der Listenpreismethode, auch Ein-Prozent-Methode genannt, oder nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.

Listenpreismethode:

Die Höhe des geldwerten Vorteils bestimmt sich bei der Listenpreismethode danach, für welche Fahrten das Fahrzeug überlassen wird.
 Bei Privatfahrten ist der geldwerte Vorteil mit einem Prozent des inländischen Listenpreises des Fahrzeuges anzusetzen.
Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist für jeden Entfernungskilometer und zwar nur für die eine Strecke (Hin- oder Rückweg) 0,03 Prozent des inländischen Listenpreises anzusetzen.

Für Fahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung gilt folgendes: Für jeden Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Wohnort (Ort, an dem sich der eigene Hausstand befindet) sind 0,02 Prozent des inländischen Listenpreises anzusetzen.

Fahrtenbuchmethode:

Von dieser Listenpreismethode können Sie abweichend die tatsächlichen Aufwendungen oder das amtliche Kilometergeld ansetzen. In beiden Fällen benötigen Sie ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. In diesem Fall spricht man von der Fahrtenbuch-Methode.


Als tatsächliche Aufwendungen gelten vor allem die Abschreibung, die Kfz-Steuer, die Versicherungen (Kasko, Haftpflicht und Rechtsschutz), Miete für die Garage, Wartung, Reparatur, Pflege, Darlehenszinsen, Benzinkosten. Diese Aufwendungen sind zusammenzurechnen und anteilmäßig auf die privat gefahrenen Kilometer zuzurechnen. Als Beispiel: Machen die gesamten Aufwendungen € 10.000,-- aus und sind Sie 30.000 km insgesamt gefahren, davon 15.000 km privat, dann sind die € 10.000 durch 30.000 km zu dividieren und mit den privat gefahrenen 15.000 km zu multiplizieren. Der gefahrene Kilometer ergibt € 0,33, der Privatanteil beträgt daher € 5.000,--.

Man kann aber auch das amtliche Kilometergeld von € 0,30 ansetzen. In unserem Fall ist dieses aber geringer, sodass die es vorteilhafter ist, die tatsächlichen Aufwendungen pro Kilometer anzusetzen.

Beim Führen eines Fahrtenbuches ist Folgendes zu beachten: Das Fahrtenbuch muss laufend geführt werden. Grundsätzlich muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Ein Fahrtenbuch kann mit Hilfe eines Computerprogramms erstellt werden, wenn eine nachträgliche Veränderung der ursprünglich eingegebenen Daten ausgeschlossen ist oder wenn eine Änderung von Daten in der Datei dokumentiert wird.

Bewirtungsaufwendungen sind dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn diese für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen sind.

Die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen haben Sie als Steuerpflichtiger schriftlich nachzuweisen. Dabei müssen folgende Punkte aufgezeichnet werden: Ort, Tag, Geschäftspartner und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Wenn das Geschäftsessen in einem Restaurant stattgefunden hat, ist die Rechnung über die Bewirtung beizufügen.

Es können jedoch nicht die Bewirtungskosten in ihrer gesamten Höhe abgesetzt werden, sondern es ist der Eigenanteil an den Bewirtungskosten pauschal mit 30 Prozent des Rechnungsbetrages netto als nicht abziehbare Betriebsausgaben wieder hinzuzurechnen.

Hinsichtlich des Vorsteuerabzuges: Die Vorsteuer kann für betrieblich veranlasste Bewirtungskosten uneingeschränkt abgezogen werden. Dieser wurde zwar vom Gesetzgeber von 1999 bis 2003 mit 80 % und ab 2004 mit 70 % beschränkt, diese Beschränkung ist aber vom Bundesfinanzhof als nicht EU-rechtskonform qualifiziert worden.

Aufwendungen oder Ausgaben (z.B. Miete, Strom, Heizung, Reinigung, Instandhaltungskosten) für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer sind als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer „Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Tätigkeit“ ist. Dabei sind für die Abzugsfähigkeit folgende Kriterien zu beachten:


Der „Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Tätigkeit“ ist eng auszulegen. Beispiel: Ein Fotojournalist, der in der Regel außerhalb des Arbeitszimmers seine Fotos macht, kann ein Arbeitszimmer nicht geltend machen, da der Mittelpunkt der Tätigkeit außerhalb des Arbeitszimmers liegt.

Wird diese Voraussetzung nicht erbracht, können noch € 1.250 pro Jahr abgesetzt werden, wenn mindestens die Hälfte der Zeit der „gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“ im Arbeitszimmer verbracht wird. Als Beispiel: Ein Journalist, der zwei Tage in der Redaktion oder aber auch in einem anderen Beruf, z.B. als Taxifahrer tätig ist und drei Tage vom Arbeitszimmer aus journalistisch arbeitet, kann dieses bis € 1.250 pro Jahr absetzen. Der umgekehrte Fall, Tätigkeit von zwei Tagen im Arbeitszimmer und drei Tage in der Redaktion, würde einer Abzugsfähigkeit entgegenstehen.

• Wohnung und Arbeitszimmer müssen räumlich voneinander getrennt sein (etwa durch eine Tür oder Wand).


• Dem Steuerpflichtigen und seiner Familie müssen ein ausreichendes Raumangebot für ihre privaten Wohnbedürfnisse verbleiben.


• Das Arbeitszimmer muss fast ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Indizien für eine schädliche private Nutzung sind, wenn sich beispielsweise darin Gegenstände befinden, die ausschließlich privat genutzt werden, wie Bett, Kleiderschränke, Hometrainer usw.

Zu allererst benötigen wir die laufenden Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortführen zu können und um die laufenden Steuern wie z.B. die Umsatzsteuervorauszahlung berechnen zu können.


Weiter benötigen wir die Kontenausdrucke für den Zeitraum des laufenden Geschäftsjahres bis zu jenem Geschäftsjahr zurückliegend, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.


Ferner sind notwendig:

• bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag;

• sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge;

• die bisher erstellten Jahresabschlüsse;

• die Bescheide der Finanzbehörde;

• die Gewerbeberechtigung(en).

Es ist zu unterscheiden, ob Sie bilanzieren oder ob Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind.

Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie die Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch ordnen. Die Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege müssen getrennt nach den jeweiligen Banken und Konten chronologisch geordnet werden. Die Auszüge für Kreditkarten sind ebenfalls nach Kreditkartenunternehmen getrennt und chronologisch zu ordnen. Weiter benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassenbuches.

Sind Sie ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Konten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Zu jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen dazuzulegen. Ferner benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassenbuches.